Договір-доручення на обробку персональних даних (Додаток 1 до оферти)

Сторони. Володілець — Замовник (СТО), що прийняв оферту. Розпорядник — фізична особа-підприємець [ПІБ ФОП], РНОКПП [РНОКПП] (торговельна марка «Teamfix»).

1. Предмет і мета

1.1. Володілець доручає Розпоряднику обробляти персональні дані клієнтів СТО в Сервісі з єдиною метою: надання Володільцю програмного сервісу для ведення замовлень, актів, кошторисів, документів та комунікацій з його клієнтами. Іншої мети обробки немає.

1.2. Розпорядник обробляє дані лише в обсязі, необхідному для цієї мети, і за документованими вказівками Володільця (дії Володільця в інтерфейсі Сервісу є вказівками).

2. Категорії суб'єктів і даних; тривалість

2.1. Суб'єкти: автовласники, їхні представники, особи, які привозять автомобіль; співробітники Володільця.

2.2. Дані: ім'я, телефон, e-mail, дані автомобіля (номер, VIN, пробіг), фото приймання, історія замовлень, документи, листування, згоди, технічні журнали. Дані особливого ризику (здоров'я, біометрія, геолокація) не обробляються; Володілець не вносить їх до Сервісу.

2.3. Строк: на час дії оферти; фото закритих замовлень — 1 рік, інші документи — 3 роки, якщо інше не визначено Володільцем у межах закону.

3. Зобов'язання Розпорядника

3.1. Обробляти дані лише в межах пункту 1; не використовувати їх у власних цілях, крім створення знеособленої агрегованої статистики (без імен, телефонів, номерів, VIN та інших ідентифікаторів).

3.2. Забезпечити конфіденційність: доступ мають лише ті, кому він необхідний; вони взяли на себе зобов'язання про нерозголошення, що діє після припинення роботи.

3.3. Безпека: розмежування доступу за ролями; шифрування секретів і зв'язку; журнал операцій з персональними даними (дата, час, дія, користувач) зі зберіганням не менше 1 року після завершення року операції; резервні копії; план дій при несанкціонованому доступі.

3.4. Суборозпорядники. Володілець надає загальну згоду на залучення підрядників за переліком Додатка 4 до цього договору. Розпорядник укладає з ними письмові угоди з рівнозначними зобов'язаннями, відповідає за їхні дії та повідомляє про зміни переліку за 14 днів; Володілець може заперечити з обґрунтуванням.

3.5. Передача за кордон. Дані можуть зберігатися й оброблятися за межами України (Cloudflare, Anthropic). Розпорядник забезпечує гарантії захисту (договори з постачальниками про обробку даних, стандартні договірні положення, обмеження доступу, шифрування) відповідно до ст. 29 Закону України «Про захист персональних даних». Передача суб'єктам, зареєстрованим у державах-агресорах чи під санкціями, заборонена.

3.6. Штучний інтелект (ІІ-помічник). (а) ІІ-помічник вимкнений за замовчуванням; Розпорядник не передає дані ІІ-постачальнику, доки Володілець сам не ввімкне помічника в налаштуваннях, прийнявши Умови використання ІІ-помічника (Додаток 5). (б) Коли помічник увімкнено, постачальнику ІІ (Anthropic, США) передаються питання співробітника, останні повідомлення розмови, довідка про програму та фрагменти даних, які знайшов помічник у Сервісі (наприклад, ім'я клієнта, номер авто, статус замовлення). Паролі, ключі доступу й платіжні дані не передаються; суми передаються лише при праві співробітника на фінанси. (в) Помічник лише читає дані й нічого в Сервісі не змінює; жодних автоматичних рішень із правовими наслідками для суб'єктів не приймається. (г) За умовами постачальника, дані запитів через комерційний API не використовуються для навчання моделей; постачальник укладає договір про обробку даних зі стандартними договірними положеннями й повідомляє про порушення безпеки. Постачальник може обмежено зберігати запити з міркувань безпеки; Розпорядник не гарантує, що дані не зберігаються. (ґ) Історія розмов зберігається 30 днів і видаляється автоматично; при видаленні клієнта його дані видаляються й з історії. (д) Володілець повідомляє своїх клієнтів про такий обмін даними у своїх документах і не вносить до запитів дані, які не має права обробляти.

3.7. Допомога з правами суб'єктів. Розпорядник у межах функцій Сервісу допомагає Володільцю відповісти на запити суб'єктів (доступ, виправлення, видалення, заперечення, відкликання згоди). Запит, отриманий Розпорядником від суб'єкта, передається Володільцю протягом 2 робочих днів. Володілець відповідає суб'єкту в межах 30 календарних днів.

3.8. Інциденти. Розпорядник повідомляє Володільця не пізніше 72 годин після виявлення порушення безпеки, що зачепило дані Володільця: що сталося, які дані та суб'єкти, вжиті заходи, контакт. Розпорядник співпрацює для виконання вимог закону та повідомлення суб'єктів чи органів, якщо Володілець вирішить це зробити. Володілець повідомляє Розпорядника про відомі йому інциденти (витік пароля, чужий доступ) протягом 24 годин.

3.9. Припинення. Після припинення договору Володілець може протягом 30 днів експортувати дані; далі Розпорядник видаляє або знеособлює дані клієнтів Володільця протягом 30 днів, резервні копії — протягом 90 днів, крім обов'язку зберігати фінансові записи (без персональних даних клієнтів).

3.10. Перевірки. Розпорядник надає інформацію, потрібну для підтвердження виконання цього договору, і виконує законні вимоги Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

4. Зобов'язання Володільця

4.1. Мати законну підставу обробки (договір з клієнтом; окрема згода — для рекламних повідомлень), повідомляти суб'єктів про обробку при зборі даних, не вносити зайві або неточні дані, обмежити доступ співробітників за ролями, взяти з них зобов'язання про нерозголошення, відключати доступ звільнених.

4.2. Самостійно відповідати за мету, склад і строки зберігання даних своїх клієнтів у межах закону.

5. Відповідальність і форма

5.1. Відповідальність сторін — за законодавством та умовами оферти (розділ 12).

5.2. Договір укладається в електронній формі в складі оферти; за вимогою будь-якої сторони підписується у вигляді PDF.

Додаток 4. Суборозпорядники

• Cloudflare, Inc. (хмарна інфраструктура, база даних, сховище фото, пошта): усі дані Сервісу, службові листи (e-mail, ім'я). Країна: США, глобальна мережа; регіон зберігання визначає постачальник. Гарантії: договір постачальника про обробку даних.
• Anthropic, PBC (США) — ІІ-помічник, лише якщо його ввімкнено: див. п. 3.6. Гарантії: договір про обробку даних зі стандартними договірними положеннями; сповіщення про порушення безпеки протягом 48 годин; навчання на даних клієнтів API не проводиться.
• Telegram (канал повідомлень, лише якщо Володілець підключив бота): ідентифікатор чату й текст повідомлення.
• Checkbox та інші інтеграції — за вибором і дорученням Володільця (фіскальні чеки; ключі каси зберігаються зашифровано).
• Каталог запчастин (Technomir) — за обліковим записом Володільця: артикули та пошукові запити.

Зміни переліку — повідомлення за 14 днів (п. 3.4).